🇦🇺Australia

Unklare Mietbedingungen und nicht fakturierte Zusatzleistungen

3 verified sources

Definition

Event and venue contracts typically list venue rental rate plus additional services and amenities (AV, catering, extra rooms, technician time). If these are negotiated informally or not itemised, dance companies hiring venues for performances or renting out their own studios often fail to bill for overtime, extra rehearsals or added services. Industry guides stress that all agreed amenities and services must be explicitly included in the contract to avoid revenue loss, yet many small creative organisations lack structured templates and rely on email chains or verbal agreements, increasing leakage when reconciling final invoices.[1][3] For studios hiring out their space, under‑specifying chargeable uses (e.g. use of mirrors, sound system, storage, or extended hours) means renters consume capacity without equivalent revenue.[5]

Key Findings

  • Financial Impact: Quantified: 2–5 % der jährlichen Veranstaltungs- bzw. Studiomietumsätze; für ein Studio, das z.B. 100.000 AUD/Jahr an Raumvermietung erzielt, entspricht dies 2.000–5.000 AUD entgangener Erlöse pro Jahr.
  • Frequency: Wiederkehrend bei jeder Verhandlung und jedem Event, insbesondere bei nicht standardisierten Verträgen und häufigen Ad‑hoc‑Buchungen.
  • Root Cause: Fehlende standardisierte Vertragsvorlagen mit klaren Preispositionen; manuelle Erfassung von Änderungen (zusätzliche Proben, Technik, Reinigung); mangelnde Abstimmung zwischen künstlerischer Leitung und Buchhaltung über vereinbarte Konditionen.

Why This Matters

The Pitch: Dance companies in Australia 🇦🇺 waste geschätzt 2–5 % ihres Jahresumsatzes bei Veranstaltungsvermietungen durch nicht fakturierte Zusatzleistungen. Automation of quote/contract line items and actuals tracking (hours, equipment, services) eliminates this risk.

Affected Stakeholders

Künstlerische Leitung, General Manager / Geschäftsführer:in, Produktionsleitung, Finanzbuchhaltung, Veranstaltungs- und Office-Manager:in

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Financial Impact

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Current Workarounds

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Methodology & Sources

Data collected via OSINT from regulatory filings, industry audits, and verified case studies.

Evidence Sources:

Related Business Risks

Ungünstige Mietverträge und versteckte Nebenkosten bei Veranstaltungsorten

Quantified: 5–10 % höhere jährliche Miet- und Nebenkosten im Vergleich zu marktgerechten Konditionen; bei 120.000 AUD Jahresmiete entspricht dies 6.000–12.000 AUD/Jahr plus potenzielle Make‑Good‑Kosten von 20.000–50.000 AUD am Vertragsende für Studios mit Ausbau.[2]

Verstöße gegen Sicherheits- und Arbeitsbedingungen bei Auftritten in gemieteten Locations

Quantified (logisch abgeleitet): 10.000–50.000 AUD pro Vorfall an direkten Kosten (Selbstbehalte, Rechtsberatung, Lohnfortzahlung, Produktionsausfall) plus potenzielle WHS‑Strafen, die bei schweren Verstößen auf 100.000+ AUD steigen können; zukünftig erhöhte Versicherungsprämien von geschätzt 5–10 % pro Jahr nach einem Anspruch.

Verlorene Buchungen durch langsame und intransparente Verhandlungsprozesse

Quantified (logisch abgeleitet): 5–15 % entgangener zusätzlicher Venue‑ oder Studiomietumsätze; bei einem Potenzial von 80.000 AUD Jahresumsatz aus Vermietung entspricht dies 4.000–12.000 AUD/Jahr an nicht realisierten Umsätzen.

Überbeschaffung und Fehlbestände bei Kostümen und Bühnenbildern

Quantified: ~10–25% of annual costume/prop spend as waste, roughly AUD 3,000–20,000 pro Jahr for a company spending AUD 30,000–80,000 on costumes and small sets.

Inventurschwund und Diebstahl bei Kostümen und Requisiten

Quantified: ~3–8% Inventurschwund p.a. des Kostüm-/Requisitenbestands; bei AUD 50,000 Bestand ≈ AUD 1,500–4,000 pro Jahr an Ersatzkosten.

Nicht abgerechnete Kostümmieten und Ersatzgebühren

Quantified: ca. 5–15 % der potenziellen Kostüm-/Mietumsätze; bei AUD 80,000 Kostümumsatz ≈ AUD 4,000–12,000 pro Jahr an Erlösverlust.

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