Liquiditätsverzögerung durch langsame Spesenerstattung und fehlende Echtzeit‑Erfassung

Definition

Australian guidance for expense reimbursements recommends prompt reimbursement, often within one to two weeks, depending on the processing system.[3] Many organisations still batch reimbursements with payroll cycles or separate AP‑Runs, which delays repayment to employees and the timely recording of expenses in the ledger.[2][4] Expense claim processes in Australia typically involve multiple manual steps: claim preparation, receipt collection, policy compliance check, form completion, managerial review, and batch processing in accounts payable.[4][5] This multi‑stufiger Ablauf in der Büroverwaltung führt zu durchschnittlichen Durchlaufzeiten von 2–4 Wochen zwischen Ausgabedatum und finaler Buchung/Erstattung (LOGIC, basierend auf monatlichen Payroll‑Zyklen plus internen Genehmigungsfristen). Für Unternehmen mit z.B. 50.000 AUD durchschnittlichen offenen Spesen pro Monat bedeutet ein zusätzlicher Verzögerungsmonat einen impliziten Finanzierungskostenverlust von ca. 4–6 % p.a. Opportunitätskosten (≈ 160–250 AUD pro Monat oder 1.900–3.000 AUD pro Jahr) sowie 10–20 Stunden manuellen Bearbeitungsaufwand für Office‑ und Finance‑Teams.

Why This Matters

The Pitch: Office‑Administration‑Unternehmen in Australien 🇦🇺 binden 2–4 Wochen an Liquidität und verursachen 10–20 Stunden manuellen Bearbeitungsaufwand pro Monat durch langsame, papierbasierte Spesenerstattung. Automatisierte digitale Workflows mit mobiler Belegerfassung und Integration in das Buchhaltungssystem verkürzen die Durchlaufzeit auf wenige Tage.

Affected Stakeholders

Office Administrator, Accounts Payable Clerk, Payroll Administrator, Finance Manager, Employees mit häufigen Auslagen

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