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Retrabalho por cadastros inconsistentes e duplicados de pacientes

Updated: Feb 20264 verified sources

Definition

Artigos sobre registro eletrônico de saúde e sistemas de cadastro destacam que centralização, padronização e acessibilidade dos dados em um único repositório reduzem erros e informações desencontradas, aumentando produtividade e diminuindo custos.[1][2][3][9] Em sistemas onde o cadastro é livre, sem chaves únicas (CPF, CNS) e sem validação, é comum que pacientes sejam cadastrados mais de uma vez (por variação de grafia, inclusão sem CPF, etc.). Cada duplicidade gera riscos clínicos (histórico fragmentado) e financeiros: guias faturadas com um código de paciente divergente, necessidade de correção de registros, cancelamento e reemissão de documentos internos, e tempo da equipe para localizar e consolidar informações. Em clínicas de médio porte, isso pode consumir de 20–40 horas de trabalho administrativo por mês, além de aumentar a chance de glosas por dados divergentes entre cadastro e guia (estimativa lógica com base na complexidade dos dados exigidos).[1][2]

Key Findings

Financial Impact: Quantified (lógica): 20–40 horas/mês de trabalho administrativo (R$ 30–R$ 50/hora com encargos) equivalendo a R$ 600–R$ 2.000/mês em custo direto, mais glosas pontuais estimadas em R$ 2.000–R$ 5.000/mês em clínicas com alto volume, totalizando R$ 2.600–R$ 7.000/mês.
Frequency: Recorrente, especialmente em bases de pacientes grandes e antigas, com cadastros feitos por múltiplos atendentes.
Root Cause: Ausência de regras de negócio para impedir duplicidade (verificação automática de CPF, CNS, data de nascimento); não utilização de identificadores nacionais de saúde em todos os cadastros; treinamento insuficiente da recepção quanto ao uso correto do sistema de cadastro; falta de integração com RNDS e RES, que permitiriam reaproveitar cadastros existentes.[1][2][3][9]

Why This Matters

The Pitch: Outpatient care centers em Brasil 🇧🇷 gastam dezenas de horas por mês conciliando cadastros duplicados de pacientes, corrigindo prontuários e refazendo guias para convênios. Automation of validação de CPF/CNS, busca inteligente de pacientes e integração com RES/RNDS reduz drasticamente esse retrabalho.