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GoBD- und Aufbewahrungsverstöße durch nicht revisionssichere Angebots- und Vertragsdokumente

2 verified sources

Definition

Die GoBD verlangen eine vollständige, unveränderbare und nachvollziehbare Dokumentation von aufzeichnungspflichtigen Unterlagen, wozu auch Angebote und Preislisten gehören, soweit sie der Rechnungsstellung und Besteuerung zugrunde liegen.[Hinweis: GoBD/BMF-Schreiben; logische Ableitung] § 14b UStG regelt die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und damit zusammenhängende Unterlagen (10 Jahre). Bei formellen Mängeln der Buchführung kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen, die regelmäßig zu Steuernachforderungen und Zinsen (§ 233a AO) führen. Zuschätzungen im Promille- bis Prozentbereich des Umsatzes sind in der Praxis üblich; bei einem Caterer mit 2 Mio. € Umsatz können bereits 1 % Zuschätzung 20.000 € plus Zinsen betragen (logische Ableitung). Manuelle Vertragsversionen per E-Mail, fehlende Versionierung, nachträgliche Preisänderungen ohne Protokoll und nicht digitale Ablage erhöhen das Risiko, dass in der Betriebsprüfung Vereinbarungen nicht mehr nachvollziehbar sind.

Key Findings

  • Financial Impact: Quantified: Typischer Risiko-Korridor 0,5–2 % Jahresumsatz als mögliche Zuschätzung/Steuernachzahlung; bei 2 Mio. € Umsatz ≈ 10.000–40.000 € zzgl. 6 % Zinsen p.a. (§ 233a AO, gerundet).
  • Frequency: Sichtbar bei jeder Außenprüfung/Betriebsprüfung (typisch alle 3–10 Jahre), Risiko ist jedoch permanent vorhanden.
  • Root Cause: Fehlende revisionssichere Dokumentation der Angebots- und Vertragsversionen, Speicherung in lokalen Dateien ohne Änderungsprotokoll, keine Verknüpfung zwischen Angebot, Vertrag und Rechnung im ERP.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Caterers.

Affected Stakeholders

Geschäftsführer/in, Finanzleitung, Steuerberater, IT-/Digitalisierungsverantwortliche

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Financial Impact

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Current Workarounds

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Methodology & Sources

Data collected via OSINT from regulatory filings, industry audits, and verified case studies.

Evidence Sources:

Related Business Risks

Nicht abgerechnete Zusatzleistungen im Veranstaltungsangebot

Quantified: 2–5 % des Eventumsatzes entgehen als nicht abgerechnete Leistungen; bei einem mittelgroßen Caterer mit 5 Mio. € Jahresumsatz ≈ 100.000–250.000 € p.a.

Verzögerter Zahlungseingang durch fehlerhafte oder unvollständige Vertrags- und Angebotsdaten

Quantified: 10–20 Tage zusätzlicher DSO; bei 3 Mio. € B2B-Umsatz ≈ 80.000–160.000 € zusätzliche Liquiditätsbindung, Opportunitätskosten je nach Finanzierung 3–8 % p.a.

Verlorene Aufträge durch langsame und unklare Angebotserstellung

Quantified: 5–10 % entgangener Umsatz aus Anfragen; bei 1 Mio. € angefragtem Volumen ≈ 50.000–100.000 € p.a.

Fehlkalkulation von Deckungsbeiträgen durch ungenaue Angebotsdaten

Quantified: 1–3 Prozentpunkte geringere Marge durch Fehlkalkulation; bei 2 Mio. € Umsatz ≈ 20.000–60.000 € p.a.

Ungenaue Kostenpreisberechnung durch manuelle Menükalkulation

10-20% margin loss on €9,000-150,000 monthly catering revenue

Verzögerte Zahlungseingänge durch manuelle Mahnung

20-40 hours/month manual chasing; 2-5% revenue churn from delayed cash

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