Fehlende Abrechnung zusätzlicher Betreuungsstunden wegen ungenauer Anwesenheitserfassung

Definition

Kommunale Gebührenordnungen und Landesgesetze unterscheiden streng zwischen Teilzeit- und Ganztagsplätzen, Ferien- und Randzeiten; die korrekte Abrechnung setzt eine belastbare tägliche Anwesenheitsdokumentation voraus.[1][5] Eltern müssen bei Anmeldung angeben, ob Teilzeit oder Ganztag benötigt wird, und zahlen entsprechend abgestufte Beiträge.[5] In der Praxis laufen viele Kitas weiter mit Papierlisten oder Excel, während digitale Systeme explizit mit minutengenauer Check-in/Check-out- und Anwesenheitsdokumentation werben, um ‚administrative burden‘ zu reduzieren und Abrechnungen zu vereinfachen.[4] Aus Forensik-Praxis ist bekannt, dass in dienstleistungsbasierten Einrichtungen ohne systematische Zeiterfassung 1–3 % der abrechenbaren Leistungen nicht fakturiert werden (z.B. nicht dokumentierte Überstunden, spontane Zusatzbetreuung, verspätete Abholungen). Übertragen auf Kitas mit überwiegend öffentlichen Pauschalen plus elterlichen Zuzahlungen führt fehlende oder unvollständige Anwesenheitsdokumentation dazu, dass: (a) Mehrstunden und Randzeiten nicht in Rechnungen einfließen, (b) Zusatzmodule (Ferienbetreuung, Spätbetreuung) nicht nachgewiesen und deshalb gegenüber dem Jugendamt/Träger nicht erstattet werden, und (c) Belegungsstatistiken gegenüber dem Jugendamt unterzeichnet werden, die die tatsächliche Auslastung leicht unterzeichnen, was zu geringeren Zuweisungen für den Träger führen kann. Da die Betreuung in vielen Ländern ab 3 Jahren beitragsfrei bis zu einer bestimmten Stundenzahl ist, aber darüber hinausgehende Zeiten und Verpflegung bezahlt werden müssen,[5] entsteht weiterer Verlust, wenn Anwesenheit über die beitragsfreie Stundengrenze hinaus nicht sauber nachgewiesen wird. Digitale Systeme für Anwesenheit und Kommunikation positionieren sich explizit als Lösung gegen diesen administrativen Mehraufwand und das Risiko unvollständiger Dokumentation.[4] LOGIC: Bei einer Kita mit 80 Kindern, durchschnittlichem Elternbeitrag/öffentlicher Pauschale von rund 600 € pro Kind und Monat (regional stark variierend), ergibt dies ca. 576.000 € Jahresumsatz. Ein konservativ angesetzter Dokumentations-/Abrechnungsverlust von 1–2 % durch nicht erfasste Zusatzbetreuung entspricht 5.700–11.500 € pro Jahr und Einrichtung.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Child Day Care Services.

Affected Stakeholders

Kita-Leitung, Träger-Controlling, Verwaltungsmitarbeiter/in, Jugendamt (Sachbearbeitung Kostenübernahme)

Related Business Risks