Manuelle Erwerbs- und Deaccession-Verwaltung verursacht hohe Personalkosten

Definition

Fachartikel zur digitalen Prozesssteuerung im archäologischen Bereich (z.B. Bayern) zeigen, dass manuelle Erfassung von Ausgrabungsdaten, Funden und Verwaltungsinformationen in heterogenen Systemen zu erheblichem Mehraufwand führt und daher spezialisierte Prozessmanagement- und Archivierungssysteme eingeführt werden.[9] Übertragen auf Museen und historische Stätten gilt: Für jeden Erwerb (Ankauf, Schenkung, Fundübernahme) müssen Objektstammdaten, Vertragsinformationen, Zustandsdaten und Bewertungen erfasst, mit Depotsystemen und Bestandskatalogen abgeglichen und in Berichten (z.B. für Träger, Inventuren, Fördermittel) ausgewertet werden. Analog müssen bei Deaccessions Beweggründe, Bewertungsverlauf, Freigabeentscheidungen und ggf. Erlöse dokumentiert werden. Museumsoftware-Angebote für den deutschen Markt heben explizit hervor, dass sie Erwerbs-, Leih- und Inventurprozesse integrieren, um diese Mehrfacherfassung und Medienbrüche zu vermeiden.[2][5] In vielen Häusern erfolgt die Verwaltung aber weiterhin teils in Office-Dokumenten, teils im Depotsystem und teils in E-Mail-/Papierakten, was pro Vorgang leicht ein bis zwei Stunden zusätzliche Abstimmung und Suche verursacht (LOGIK-Bronze, gestützt durch die Einführung spezieller Prozessmanagementsysteme in Bayern als Reaktion auf ineffiziente Abläufe[9]). Auf Jahresbasis summiert sich dies – abhängig vom Transaktionsvolumen – schnell auf mehrere hundert Stunden qualifizierter Arbeitszeit.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Historical Sites.

Affected Stakeholders

Sammlungsleiter:in / Kurator:in, Depotverwaltung, Verwaltungsleitung, Wissenschaftliche Mitarbeitende, IT/Digitalisierungsbeauftragte

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