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Projektkostenüberschreitungen durch starre Mittelabruf- und Zeitpläne der Förderer

Updated: Feb 20262 verified sources

Definition

Förderprogramme für Kulturgüter sehen häufig feste Projektlaufzeiten und daran gekoppelte Mittelabrufe vor; die Stiftung Deutsches Zentrum Kulturgutverluste fordert vor Projektbeginn einen detaillierten Auszahlungsplan für die gesamte Laufzeit, die Mittel können nur in den beantragten Tranchen abgerufen werden.[2] Die Projektlaufzeit muss strikt eingehalten werden, da die Mittelverwendung an diese Frist gekoppelt ist.[2] Verzögert sich z.B. die Ausschreibung für Restaurierungsarbeiten oder die Besetzung von Projektstellen, entsteht Zeitdruck, um Leistungen noch innerhalb der Laufzeit zu erbringen. Das führt typischerweise zu: Eilaufträgen mit Zuschlägen, suboptimaler Vergabe (weniger Wettbewerb), Überstunden und Wochenendarbeit beim eigenen Personal sowie Ausgaben außerhalb des ursprünglich genehmigten Zeitraums, die dann nicht als zuwendungsfähig anerkannt werden und aus Eigenmitteln finanziert werden müssen. Konservativ kalkuliert verursachen solche Prozessstörungen 5–20 % Mehrkosten auf das förderfähige Budget.

Key Findings

Financial Impact: Logik-basierte Schätzung: 5–20 % zusätzliche, nicht geförderte Projektkosten (z.B. 50.000–200.000 € Mehrbelastung bei einem 1-Mio.-€-Restaurierungsprojekt) durch Eilmaßnahmen, Preisaufschläge und aus der Förderung herausfallende Ausgaben.
Frequency: Häufig bei Bau- und Restaurierungsmaßnahmen, die sich durch Vergabeverfahren, Baufunde oder Lieferengpässe verzögern; wiederkehrend bei mehrjährigen Projekten.
Root Cause: Starre Projektlaufzeiten und eng definierte Mittelabrufe (Auszahlungsplan vor Projektbeginn)[2], fehlendes integriertes Zeit- und Finanzcontrolling entlang der Förderlogik, mangelnde Szenarioplanung für Verzögerungen, unzureichende Abstimmung zwischen Bau-/Fachbereich und Fördermittelverwaltung.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Historical Sites.

Affected Stakeholders

Projektleitungen Bau/Restaurierung, Kaufmännische Leitung, Gebäudemanagement/Technische Leitung, Vergabestellen/Öffentliche Beschaffung, Fördermittelcontrolling