Verzögerte Geldeingänge durch manuelle Bankabstimmung

Definition

Daily Handle Reconciliation im Rennstreckenbetrieb umfasst nicht nur Bargeld, sondern auch Kartenzahlungen, Überweisungen (z. B. von Veranstaltern, Trackday-Organisatoren, Herstellern für Testtage), Sponsorzahlungen sowie Online-Ticketplattformen. In vielen Betrieben ist der Prozess fragmentiert: Daten aus Ticket- und Buchungssystemen werden exportiert, in Excel mit Kontoauszügen verglichen und manuell in die Finanzbuchhaltung bzw. DATEV übertragen. Die Folge sind zeitverzögerte Debitorenabgleiche und ‚unbekannte Zahlungseingänge‘, die auf Klärungskonten geparkt werden. Solange Zahlungen nicht dem richtigen Vertrag/ Eventtag zugeordnet sind, bleiben Forderungen in der Buchhaltung als offen stehen, Mahnläufe setzen verspätet oder falsch an; dies erhöht DSO und Liquiditätsbindung. In der Praxis bedeutet ein um 5–10 Tage verlängerter DSO bei B2B-Umsätzen (z. B. Vermietung der Strecke an Hersteller & Veranstalter) ein zusätzlich gebundenes Working Capital von ca. 1,4–2,7 % der entsprechenden Jahresumsätze (LOGIK basierend auf Standard-Working-Capital-Kennzahlen). Zusätzlich benötigt die Finanzbuchhaltung für manuelle Bankabstimmung und Zuordnung typischerweise 2–4 Stunden pro Bankarbeitstag (Import/Download verschiedener Kontoauszüge, Excel-Matching, manuelle OP-Ausgleiche). Bei z. B. 20–22 Bankarbeitstagen pro Monat ergeben sich 40–80 Stunden monatlich, was bei Vollkosten von etwa 40–60 € pro Stunde Personalkosten von 1.600–4.800 € pro Monat bzw. 19.000–58.000 € pro Jahr verursacht. Hinzu kommen Opportunitätskosten: Ressourceneinsatz für reine Standardabstimmung statt Analyse, Forecasting oder Margensteuerung nach Event. Bei Events mit hohen Vorauszahlungen (z. B. Hersteller-Tests oder internationale Trackdays) führt eine fehlerhafte oder verspätete Bankabstimmung außerdem zu unnötigen Rückfragen, Zahlungsbelegen und Klärungsaufwand auf Kundenseite, was die Abwicklung verzögert und die Beziehung belastet. Digitale Bank-Schnittstellen (API/EBICS), Auto-Matching-Regeln (Verwendungszweck, Betrag, Debitoren-Nr.), Event-ID-basierte Zuordnung und automatisierte OP-Ausgleiche können den Abstimmungsaufwand deutlich senken und die DSO wieder auf Branchenniveau oder darunter bringen.

Why This Matters

This pain point represents a significant opportunity for B2B solutions targeting Racetracks.

Affected Stakeholders

Finanzleiter / CFO, Buchhaltung / Accounting, Controlling, Event- und Vermietungsmanager

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