Kapazitätsverlust durch administrativen Aufwand für Vorabgenehmigungen

Definition

International data on prior authorization in behavioural health show that practices must **initiate insurance authorization and eligibility verification as soon as patient registration is completed** and maintain a structured process for documentation, clinical notes, and treatment plans to satisfy payer requirements.[2] Administrative tasks include: collecting and entering patient and insurer data, preparing and updating treatment plans, submitting forms (such as DVA prior financial approval requests), communicating with payers about missing information, and tracking the status of authorizations.[2][6] For adults with impaired decision-making capacity in Queensland, mental health practitioners may need to prepare and lodge an application to the Public Guardian, who commits to deciding within **10 business days**.[3] This requires completing specific forms, supplying clinical reports, and then providing regular updates if consent is granted.[3] While this is a consent rather than a funding mechanism, it still consumes staff and clinician time and is often handled by higher‑skill (and higher‑cost) personnel. LOGIC-BASED QUANTIFICATION (capacity and financial impact): - International behavioural health practices report several hours per week spent on prior authorization; a conservative estimate for an Australian mental health clinic handling extended treatment approvals and guardian applications is **4–8 Stunden pro Woche** an administrativer Zusatzarbeit (mix aus Admin‑Team und klinischem Personal).[2] - Auf Jahresbasis entspricht dies **200–400 Stunden** (bei 50 Arbeitswochen). - Wenn nur die Hälfte dieser Zeit (100–200 Stunden) in abrechenbare klinische Zeit umgewandelt werden könnte und der durchschnittliche Stundensatz **AUD 180** beträgt, entspricht das einem entgangenen Umsatzpotenzial von **AUD 18,000–36,000 pro Jahr** je Praxisstandort. - Zusätzlich verursachen hochqualifizierte Fachkräfte (z. B. Psychiater/innen), die Formulare und Begründungstexte selbst formulieren, Opportunitätskosten, da ihre Zeit im direkten Patientenkontakt deutlich höher vergütet wird als Verwaltungsarbeit. Automatisierung – z. B. digitale Workflows, Vorlagen für Begründungen medizinischer Notwendigkeit, automatische Befüllung von DVA- und Guardian‑Formularen aus der elektronischen Patientenakte und systematisches Task‑Management für Nachverfolgung – kann diesen Kapazitätsverlust deutlich reduzieren. Ein realistischer Zielwert ist die Reduktion des manuellen Aufwands um 30–50 %, also eine Rückgewinnung von **60–200 Stunden** klinisch nutzbarer Zeit jährlich und damit **AUD 10.800–36.000** zusätzlichem Umsatzpotenzial.

Why This Matters

The Pitch: Australische Mental‑Health‑Praxen verlieren schätzungsweise 200–400 abrechenbare Stunden pro Jahr pro Standort, weil qualifiziertes Personal mit Vorabgenehmigungs‑Anträgen, Telefonaten und E‑Mails beschäftigt ist. Digitale Workflows, Vorlagen und automatische Status‑Updates wandeln diesen Verwaltungsblock in zusätzliche Behandlungskapazität und Umsatz um.

Affected Stakeholders

Praxismanager/in, Abrechnungs- und Verwaltungsmitarbeiter/innen, Psychiater/innen und Psycholog/innen, Case‑Manager/innen für komplexe Patienten (z. B. mit Guardian‑Beteiligung), Finanzcontroller/in im Gesundheitswesen

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