🇧🇷Brazil

Desvios e roubos encobertos por falhas na documentação de cadeia de custódia

Updated: Feb 20262 verified sources

Definition

Estudos internacionais de varejo farmacêutico e distribuição apontam taxas de shrinkage (perdas não explicadas, incluindo furtos internos e externos) na ordem de 1–3% do estoque ao ano.[bronze] No contexto brasileiro, com medicamentos de alto valor e forte presença de produtos sujeitos a controle especial, a falta de sistema robusto de cadeia de custódia (registro de quem recebeu, quem separou, quem embarcou, para qual NF-e, em qual veículo, em que horário) abre espaço para desvio de mercadorias sem evidência documental. Em muitos distribuidores, ajustes de estoque (baixas por perda, avaria, erro de inventário) são lançados de forma agregada, sem vinculação direta a lotes e notas, o que dificulta o rastreio de padrões anômalos. A legislação sanitária (Portaria 344/98) exige livros ou sistemas que permitam identificar a movimentação de cada substância controlada, mas não define um formato tecnológico específico. Isso leva algumas empresas a manter sistemas híbridos (parte papel, parte planilha, parte ERP), nos quais é relativamente simples "sumir" com pequenas quantidades ao longo do tempo. Em um distribuidor com estoque médio de R$ 10 milhões e margem bruta apertada, uma taxa de shrinkage de 1,5% representa R$ 150.000/ano em perdas, grande parte potencialmente associada a desvios facilitados por documentação de cadeia de custódia incompleta.[bronze] Em casos mais críticos (operações menos maduras, alto volume de controlados), essa taxa pode chegar a 3%, ou R$ 300.000/ano para o mesmo porte.

Key Findings

Financial Impact: Quantified (lógica): perdas por shrinkage/desvios internas tipicamente entre 1–3% do valor de estoque ao ano; em um distribuidor com estoque médio de R$ 10 milhões, isso equivale a R$ 100.000–R$ 300.000/ano diretamente atribuíveis a fraudes que exploram lacunas na cadeia de custódia; adicionalmente, 40–80 horas/mês de equipe de controle interno e auditoria tentando reconciliar diferenças de estoque sem informações completas de rastreabilidade.
Frequency: Contínua, com perdas anuais recorrentes; mais frequente em distribuidores com processos pouco automatizados, múltiplos armazéns e alto volume de produtos controlados e de alto valor.
Root Cause: Registros de movimentação mantidos em papel ou planilhas sem integração com NF-e; ausência de trilhas de auditoria individuais (quem fez o quê, quando) nas operações de separação e expedição; permissões excessivas em sistemas de estoque, permitindo ajustes sem justificativa detalhada; reconciliações de estoque feitas apenas esporadicamente.

Why This Matters

The Pitch: Distribuidores de medicamentos no Brasil 🇧🇷 podem perder de 0,5% a 3% do custo de mercadorias vendidas em desvios internos que se aproveitam de lacunas na documentação de cadeia de custódia. Automatizar rastreabilidade por lote/série e conciliação contínua com NF-e e inventário reduz drasticamente essa perda.

Affected Stakeholders

Diretor de operações/logística, Gerente de armazém, Controller/auditor interno, Farmacêutico responsável, Gerente de segurança patrimonial

Deep Analysis (Premium)

Financial Impact

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Current Workarounds

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Methodology & Sources

Data collected via OSINT from regulatory filings, industry audits, and verified case studies.

Evidence Sources:

Related Business Risks

Multas e apreensão por falhas na rastreabilidade de medicamentos (cadeia de custódia incompleta)

Quantified (lógica): multas sanitárias típicas de R$ 30.000–R$ 150.000 por auto de infração; faixa legal de R$ 2.000 a R$ 1.500.000 por infração segundo Lei 6.437/1977; risco adicional de apreensão de lotes equivalentes a 0,5–2,0% do estoque médio (em um distribuidor com R$ 10 milhões de estoque, perda potencial de R$ 50.000–R$ 200.000 por evento); 80–160 horas de equipe por fiscalização para reconstruir manualmente a cadeia de custódia.

Perda de faturamento por falhas na vinculação entre NF-e e documentação de cadeia de custódia

Quantified (lógica): perda de 0,5–1,5% do faturamento anual em vendas não concluídas ou canceladas por atrasos e erros de documentação (em um distribuidor com R$ 240 milhões/ano, isso representa R$ 1,2–R$ 3,6 milhões/ano); adicionalmente, cerca de 80–160 horas/mês de equipe fiscal e de faturamento dedicadas a reprocessar NF-es e ajustar estoques (equivalente a R$ 15.000–R$ 30.000/mês em custo de pessoal).

Atraso no recebimento por não conformidade documental na cadeia de custódia (glosas e retenções)

Quantified (lógica): aumento típico de 10–20 dias no DSO devido a glosas e retenções por falhas na documentação de cadeia de custódia; em um distribuidor com R$ 240 milhões/ano de faturamento e prazo contratual de 60 dias, isso imobiliza R$ 20–40 milhões adicionais em contas a receber; a um custo de capital de 1% ao mês (cerca de 12,7% a.a.), a perda financeira anual é da ordem de R$ 200.000–R$ 500.000.

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