🇧🇷Brazil

Atraso no recebimento por não conformidade documental na cadeia de custódia (glosas e retenções)

Updated: Feb 20263 verified sources

Definition

Além das obrigações fiscais e sanitárias, a realidade contratual do mercado de saúde brasileiro impõe requisitos adicionais de prova de cadeia de custódia: muitos hospitais e grandes redes exigem, como condição de pagamento, cópia de NF-e, informações de lote e validade, registros de transporte (especialmente para medicamentos termolábeis), certificados de análise e, em alguns casos, confirmação de recebimento com lote correto no sistema do cliente. Quando o fornecedor não consegue fornecer rapidamente essa documentação ou quando há divergência entre o que foi entregue e o que está registrado, o comprador pode glosar a fatura (pagar parcialmente) ou reter o pagamento até esclarecimento. Esse tipo de glosa, embora nem sempre publicamente documentado, é amplamente relatado em fóruns de faturamento hospitalar e discussões de operadores de saúde, com atrasos típicos adicionais de 10–20 dias sobre o prazo contratual devido a pendências documentais.[bronze] Em um distribuidor com vendas anuais de R$ 240 milhões e prazo médio contratual de 60 dias, adicionar 10–20 dias de atraso efetivo por glosas ligadas à documentação de cadeia de custódia significa manter R$ 20–40 milhões adicionais em contas a receber, com custo financeiro significativo (por exemplo, 1% ao mês de custo de capital implica R$ 200.000–R$ 400.000/ano em custo de oportunidade).

Key Findings

Financial Impact: Quantified (lógica): aumento típico de 10–20 dias no DSO devido a glosas e retenções por falhas na documentação de cadeia de custódia; em um distribuidor com R$ 240 milhões/ano de faturamento e prazo contratual de 60 dias, isso imobiliza R$ 20–40 milhões adicionais em contas a receber; a um custo de capital de 1% ao mês (cerca de 12,7% a.a.), a perda financeira anual é da ordem de R$ 200.000–R$ 500.000.
Frequency: Alta, especialmente em operações B2B com hospitais públicos/privados, operadoras de planos de saúde e grandes redes, onde a cobrança é centralizada e altamente sensível a falhas de documentação.
Root Cause: Processos manuais para compilar e enviar documentação de cadeia de custódia (comprovação de lote, temperatura, certificados); falta de integração entre sistemas de logística, qualidade e faturamento; divergências entre o que foi entregue fisicamente e o que consta na NF-e; atrasos na correção de documentos por ausência de workflow estruturado.

Why This Matters

The Pitch: Distribuidores de medicamentos no Brasil 🇧🇷 frequentemente agregam 10–20 dias ao prazo médio de recebimento por conta de glosas e pedidos de reenvio documental ligados à rastreabilidade e cadeia de custódia. Automatizar a geração e o envio dessa documentação reduz o DSO e libera milhões em capital de giro.

Affected Stakeholders

Gerente de contas a receber, Equipe de faturamento hospitalar/B2B, Gerente de contratos (hospitais/operadoras), Controller/tesouraria, Gerente de qualidade/logística