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Retrabalho administrativo e horas extras no processo de autorização prévia

Updated: Feb 20264 verified sources

Definition

O processo de autorização prévia exige que hospitais coletem informações detalhadas (CID, indicação clínica, exames prévios, código de procedimento, materiais e OPME previstos) para submeter às operadoras. Em muitos hospitais brasileiros, isso é feito por telefone, e‑mail e portais não integrados, com digitação manual das mesmas informações em múltiplos sistemas (prontuário, planilha de controle, portal da operadora, sistema de faturamento). Quando a autorização é concedida com restrições ou solicitações de ajuste, a equipe precisa refazer guias, recontatar médicos para justificativas e reenviar anexos, gerando retrabalho. Consultorias de eficiência em saúde e fornecedores de automação de workflow relatam que a automação de processos administrativos em saúde reduz significativamente o tempo gasto em tarefas repetitivas e erros de digitação, permitindo diminuição de quadros administrativos ou absorção de maiores volumes sem aumento de headcount. Com base em benchmarks de automação em saúde, é razoável assumir que um hospital de médio porte, com 10 mil autorizações/mês, gaste de 5 a 10 minutos em retrabalho por autorização (chamadas adicionais, reenvio de documentos, correções), o que equivale a 833 a 1.666 horas/mês. Considerando um custo médio de R$ 25/hora (encargos incluídos) para pessoal administrativo, isso representa R$ 20,8 mil a R$ 41,6 mil/mês em custo de retrabalho potencialmente endereçável por automação.

Key Findings

Financial Impact: Quantified (lógico com base em horas e custo de pessoal): retrabalho de 5–10 minutos por autorização, em um volume de 10.000 autorizações/mês, gera ~833–1.666 horas/mês. A R$ 25/hora, o custo varia de R$ 20.825 a R$ 41.650/mês (R$ 249.900 a R$ 499.800/ano) em um hospital de médio porte; em redes com múltiplas unidades, o valor escala proporcionalmente.
Frequency: Diária, em todos os atendimentos que exigem autorização prévia, com picos em períodos de maior volume de cirurgias e exames eletivos.
Root Cause: Processos manuais de preenchimento de guias e portais; falta de integração entre EHR/EMR, sistema de faturamento e portais de operadoras; ausência de validações automáticas de elegibilidade e regras de cobertura antes do envio; mudanças contratuais e de rol da ANS sem atualização automática de regras; baixa padronização de fluxos entre diferentes operadoras.

Why This Matters

The Pitch: Hospitais no Brasil 🇧🇷 gastam centenas a milhares de horas de trabalho por mês em retrabalho ligado à autorização prévia. Automação de captura de dados, preenchimento de guias TISS e integração com portais de operadoras reduz a necessidade de FTEs e horas extras, liberando R$ 50 mil a R$ 300 mil/ano em custos administrativos por unidade.

Affected Stakeholders

Equipe de autorização de convênios, Analistas de faturamento, Gestores de receita (revenue cycle), Coordenadores administrativos, Diretores financeiros